Verstärkt durch Freelancer

Immer wieder, und je nach Bereich immer mehr, taucht der Ausdruck Freelancer auf. Was sind Freelancer, was unterscheidet sie zu „normalen“ Arbeitnehmenden, wie werden sie eingesetzt und was müssen AuftraggeberInnen beachten, um sie zielführend und erfolgreich einzusetzen.

Während Freelancer im angelsächsischen Raum schon länger von Bedeutung sind, entwickelt sich der Bereich des Freelancing in unseren Breitengraden erst so langsam. Gründe, warum die Einbindung von Freelancer immer weitere Verbreitung findet, gibt es diverse. Insbesondere seien hier jedoch der strukturelle Wandel, die fortschreitende Digitalisierung und Globalisierung, eine weiter zunehmende Spezialisierung der Arbeitnehmenden sowie die erweiterte Flexibilität hinsichtlich Anstellungsbedingungen erwähnt.

In diesem Artikel:

Lesezeit 9 Minuten

Was sind Freelancer und wie werden sie eingesetzt

Grundsätzlich lässt sich ein Freelancer am besten mit einem freien Mitarbeitenden vergleichen. Im Unterschied zum temporären Mitarbeitenden ist er/sie selbständig und wird nicht über eine Drittpartei (bspw. eine Stellenvermittlung) angestellt. Indem der Auftrag direkt zwischen Unternehmen (AuftraggeberIn) und Freelancer (AuftragnehmerIn) festgelegt wird, vereinfacht dies den Auftrags- bzw. Anstellungsprozess wesentlich. Im Weiteren führt dies auch zu niedrigeren Kosten und reduziert administrativen Aufwand. Es ist dabei unerheblich, ob der Freelancer als Einzelunternehmung, Kapitalgesellschaft (AG, GmbH) oder im Rahmen eines Payrolling tätig ist. Die Ausgangslage für den Auftraggeber bleibt die gleiche.

Die Bereiche, in welchen Freelancer eingesetzt werden, sind grundsätzlich nicht eingeschränkt. Während die Entwicklung vor allem im Web- und Grafikdesign, in der IT oder auch im journalistischen Sektor ihren Anfang nahm, findet man mittlerweile Freelancer in ganz vielen weiteren Bereichen, wie unter anderem auch in der Unternehmensentwicklung. Allen Sektoren gemein ist, dass sie sehr Projektorientiert arbeiten, und damit immer wieder über einen bestimmten Zeitraum auf spezifische Skills angewiesen sind.

Erdkugel

Eine Arbeitswelt im stetigen Wandel

Als Teil des strukturellen Wandels wechseln Arbeitnehmende heutzutage viel öfter und schneller ihren Arbeitgeber. Es ist nicht mehr zwingend notwendig und vor allem immer weniger Usus, möglichst lange am selben Ort zu arbeiten. Immer weniger werden die Zeiten unserer Väter, welche teilweise 30 oder gar 40 Jahre am selben Ort gearbeitet haben. Vorbei sind auch die Zeiten, in welchen Frauen, insbesondere in ihren Rollen als Mütter, vollamtliche Hausfrauen waren. Ein grosser Teil von ihnen will heute mindestens in einem Teilzeitpensum weiter oder wieder arbeiten. Unternehmen ihrerseits schätzen Expertise und Erfahrung, welche durch unterschiedliche Aufgaben bei verschiedenen Arbeitgebern erworben wurden, gerne auch in internationalen Settings. Ebenso können Arbeits- wie auch Auftragsverhältnisse in sich immer flexibler ausgestaltet werden. Es muss nicht mehr zwingend Montag bis Freitag, 9 to 5 sein. Digitalisierung und Globalisierung tragen ihren Teil dazu bei, dass rund um die Uhr, von allen Ecken dieser Welt aus, gearbeitet werden kann. Aus Home-Office wird quasi immer mehr ein Global-Office.

Natürlich beschränken sich diese Möglichkeiten auf Arbeitsbereiche, in welchen insbesondere digital und autonom gearbeitet werden kann. Beispielsweise sind Handwerker oder auch das Pflegepersonal in dieser Hinsicht wesentlich eingeschränkter. Wobei bei letztgenannter Gruppe durchaus auch eine Entwicklung zu mehr Mitsprache und Flexibilität bei der Gestaltung von Dienstplänen im Gange ist (mehr dazu an anderer Stelle).

Durch diese Veränderungen findet eine immer stärkere Spezialisierung der Arbeitnehmenden statt. Freelancer, welche vergleichbare Themen oder Projekte in unterschiedlichen Konstellationen, wie bspw. Unternehmen, Systemlandschaften, Teams etc., umsetzen, können ihre Sinne immer weiter schärfen. Wer lange im gleichen Umfeld verbleibt, kennt natürlich, Haus und Prozesse, was durchaus auch ein Vorteil sein kann. Es kann aber auch träge machen. Durch das Eintauchen in eine neue Umgebung werden neue Reize gesetzt, immer wieder gilt es, sich in neue Umstände zu versetzen und in andere Umgebungen einzuarbeiten. Dies trägt seinen Teil zu dieser Art von Erfahrung und Routine bei. Gerade hier liegt ein grosses Plus von Freelancer. Hinzu kommt, dass Arbeitnehmende, die Ihre Stelle kündigen, oft für immer weg sind, Freelancer hingegen können immer wieder mandatiert werden.

Mit Kreide geschrieben Freelancer

Freelancer statt Festangestellt: Vorteile für Unternehmen

Werden Freelancer richtig und gezielt eingesetzt, ergeben sich für alle beteiligten Parteien, d.h. Auftraggeber, Freelancer, aber auch für die festangestellten Mitarbeitenden, einige wesentliche Vorteile:

 

  1. Flexibel und dennoch gezielt einsetzbar

Ob es für einen gewissen Zeitraum oder eine definierte Aufgabe ist, Freelancer werden für ein kurzfristiges, einmalig oder spezifisch auftauchendes Bedürfnis eingesetzt. Ist der Auftrag erledigt, endet die Zusammenarbeit. Es entstehen dem Unternehmen keine weiteren Kosten, wie bspw. fortlaufende Lohnkosten wie für festangestellte Mitarbeitende. Im Weiteren besteht die Möglichkeit, den Auftrag zu erneuern oder zusätzliche Aufträge zu vergeben und den Freelancer aufs Neue zu beschäftigen.

 

  1. Benötigte Expertise

Oft wird Expertise nur in einem expliziten Umfang oder für ein bestimmtes Thema benötigt, darüber hinaus gibt es keine Verwendung für diese. Festangestellte Mitarbeitende zu finden, welche diese Expertise mitbringen, ist das eine, sie danach sinnvoll weiter zu beschäftigen, das andere. Freelancer können mit ihrer Expertise genau hier gezielt eingesetzt werden. Nach erledigtem Auftrag muss das Unternehmen keine weitere Beschäftigung für sie finden.

 

  1. Kostenreduktion

Für die Auftraggeberin fallen nur die Auftragskosten an, das heisst Kosten für und über einen bestimmten Zeitraum. Es braucht einen (schriftlichen) Auftrag und das periodische Bezahlen der Auftragsrechnung. Ansonsten fallen keine weiteren Kosten wie bspw. Aufwände für Personaladministration oder Lohnnebenkosten an. Auch hinsichtlich Infrastruktur bringt der Freelancer meist eigene Hard- und Software mit und benötigt zudem keinen eigenen Arbeitsplatz.

 

  1. Entlastung der eigenen Mitarbeitenden

Sowohl bei spezifischen Themen als insbesondere im Rahmen von Projekten, können Freelancer eine grosse Entlastung für das eigene Personal sein. Oft sind die eigenen Mitarbeitenden im Tagesgeschäft bereits zu 100% absorbiert und sollten nun auch noch in einem Projekt mitarbeiten. Das führt oft zu Überlastung und Überstunden (welche wiederum kompensiert werden müssen). Aber auch bei Spitzen im Tagesgeschäft können Freelancer für Unterstützung sorgen und diese abdecken.

 

  1. Einfache Administration

Rekrutierung- und Personaladministration entfallen. Die Zusammenarbeit mit einem Freelancer basiert auf einem Auftrag. Der Aufwand wird periodisch (gemäss Auftragsbedingungen) durch den Freelancer in Rechnung gestellt. Um Sozialabgaben oder Versicherungen muss sich das Unternehmen nicht kümmern. Fällt der Freelancer durch Krankheit oder Unfall aus, geht dies zu seinen eigenen Lasten. Soll ein Auftrag verlängert werden, kann dies einfach, mit Bezug auf den bestehenden Auftrag, schriftlich festgehalten werden.

 

  1. Kostenstellen-Spielraum

Innerhalb eines Projekts sollten die Kosten für Freelancer direkt oder mindestens indirekt diesem zugeordnet werden, nur so werden die Projekt-Gesamtkosten sichtbar. Auf Ebene des Unternehmens können die Kosten den Personalkosten, oder aber bspw. auch direkt einem Projekt zugeordnet werden (und gehen somit nicht auf die Personal-Kostenstelle).

 

  1. Eigenmotivation

Freelancer sind (eigene) UnternehmerInnen. Ein Freelancer wird bestrebt sein, dass die AuftraggeberIn mit seiner Leistung zufrieden ist. Eine gute Reputation stärkt das Business und wirkt sich mittel- bis langfristig positiv auf die Auftragslage aus. KundInnen von heute sind KundInnen von morgen.

 

Nachteile mit Freelancer können sich ebenfalls ergeben, jedoch vor allem dann, wenn die Zusammenarbeit nicht gut durchdacht und umgesetzt wird. Daher gilt es, den Auftrag klar zu definieren, den Freelancer in mögliche Teams einzubinden und gegenüber den eigenen Mitarbeitenden richtig zu kommunizieren. Es empfiehlt sich, Freelancer punktuell und nicht inflationär einzusetzen, ausser ein Bereich bedingt dies (spezielle Thematik, Personalengpässe etc.). Durch ständige Wechsel kann die Teamstimmung leiden. Ebenso erfordert es jedes Mal zusätzlichen Aufwand, einen neuen Freelancer in Materie und Betriebsumwelt einzuführen. Auch gilt es, dem Wissenstransfer eine Bedeutung zuzumessen, bspw. indem ein Betriebshandbuch, ein Abschlussbericht oder schlicht ein Manual erarbeitet wird. Ob sich ein Freelancer dem Auftraggeber verbunden fühlt, hängt nicht zu Letzt mit den eben erwähnten Punkten zusammen. Werden diese berücksichtigt, ist das Fundament für eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt.

Arbeiten mit einem Freelancer, ein Beispiel

Grundsätzlich kann jede Zusammenarbeit mit einem Freelancer anders aussehen, die Basis bildet jedoch immer eine Zusammenarbeitsvereinbarung = Auftrag. Nebst Kosten und Art der Rechnungsstellung sollte im Aufrag auch ein NDA (Verschwiegenheitsvereinbarung) enthalten sein. Damit stellt der Auftraggeber sicher, dass Interna nicht nach aussen getragen werden und der Freelancer in dieser Hinsicht einem festangestellten Mitarbeitenden gleichgestellt ist. Kern des Auftrags bildet die zu erbringende Leistung inklusive Zeitrahmen. Bei kleineren Themen ist dies einfacher zu definieren, bei grösseren Projekten kann dies durchaus komplexer sein. Nehmen wir als Projekt-Beispiel die Implementierung einer neuen Software. Die Umsetzung soll in 3 Phasen erfolgen:

  1. Phase Evaluation/Planung

Ein Anforderungskatalog oder Lastenheft wird erarbeitet; Basierend darauf werden potentielle Anbieter evaluiert; Es erfolgt der Entscheid für einen Anbieter bzw. für eine Software.


  1. Phase Umsetzung

Die Einführung wird geplant und umgesetzt; Zuständigkeiten werden festgelegt; Die Eingliederung in die eigene Software-Umgebung sichergestellt; Personal wird geschult; Tests werden gefahren; Ein Betriebshandbuch wird erarbeitet.


  1. Phase Anwendung

Die Software wird angewendet; Das tägliche Arbeiten damit wird beobachtet; Anpassungen und Entwicklungen erfolgen; Übergabe aus der Projekt- in die Linienorganisation; Das Projekt wird abgeschlossen (Abschlussbericht).

Jede dieser Phasen wird als eigenständiges Auftragsobjekt im Auftrag festgehalten. Herunter gebrochen werden dann die jeweiligen Lieferobjekte definiert. Damit sowohl Auftraggeber als auch Freelancer Planungssicherheit haben, wird festgehalten, wie die Zusammenarbeit nach jeder Phase weitergeht bzw. wann sie endet. Es braucht als Auftrag keine Diplomarbeit, je besser und klarer jedoch die Eckpunkte der Zusammenarbeit definiert sind, umso weniger Fragen und Unklarheiten tauchen später auf. Für den Auftraggeber bringt das zudem den Vorteil mit sich, dass die Umsetzung des jeweiligen Projekts oder Themas noch einmal etwas detaillierter betrachtet wird.

Fazit

Freelancer sind für Unternehmen eine gute und sehr effiziente Möglichkeit, spezifisch benötigte Expertise zu erhalten oder kurzzeitige Personalengpässe abzudecken. Die Anstellung erfolgt über einen Auftrag und benötigt keine weitere (Personal)-Administration. Werden Freelancer richtig eingesetzt und ist die Zusammenarbeit klar und verständlich geregelt, werden sie die punktuelle Verstärkung sein, welche die Auftraggeberin benötigt. Nicht nur, aber vor allem auch bei Projekten oder einmaligen Themen ist ihr Einsatz sowohl operativ als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht oft sinnvoller als eine Festanstellung.

Tom am nachdenken
Tom

Über den Autor

Freelancer mit Leib und Seele, durch viele Projektstürme in den verschiedensten Konstellationen gesegelt, bringt ihn so schnell nichts aus der Ruhe.

Betreibt sein eigenes Freelancer-Unternhehmen und stellt sich immer wieder gerne neuen Herausforderungen. Mehr zu ihm unter www.souverän.ch